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吉安职业技术澳门新濠3559com仪器设备采购管理规定

作者:资产管理处 时间:2018-12-10 点击数:

吉安职业技术澳门新濠3559com仪器设备采购管理规定

吉职院发〔2014〕23号

第一章  总 则

第一条  为加强我院仪器设备的采购管理,规范采购行为,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国政府采购法》(2014年修订)、财政部《政府采购进口产品管理办法》(财库〔2007〕119号)、《吉安市人民政府办公室关于进一步完善市本级政府采购管理制度的意见》(吉府办发〔2014〕26号)和《吉安职业技术澳门新濠3559com仪器设备管理办法》(吉职院发〔2014〕23号)等法律法规与规章制度,结合学校实际特制定本规定。

第二条  本规定所指的仪器设备采购项目包括:教学、科研、管理使用的硬件设备(设施)、软件、图书资料、服装、各类技术服务、各类工程(以下统称“采购项目”)。

第三条  凡使用学校管理资金的采购项目,均适用于本规定。

第四条  学校成立分管领导任组长,资产管理处、后勤处、财务处、监察处、采购项目申报部门及相关专家等组成的采购工作领导小组。资产管理处、后勤处负责具体组织工作。

第五条  我校仪器设备管理职能部门(以下统称“设备主管部门”,资产管理处负责教学、科研和办公自动化等采购项目,后勤处负责生活、办公、修缮等采购项目的组织与实施采购过程;采购项目申报部门直接参与采购过程,对采购项目及其质量把关。

第六条  设备主管部门负责组织制定与审核全校采购项目计划,组织与协调采购活动,组织与审定集中采购所需资料并上报政府采购机构,审核分散采购资料,和规范采购过程,完成采购商务流程,审核采购合同,组织采购项目验收、入账、付款,办理进口货物的进口许可与免税手续,办理特种设备的使用许可手续,制定我校采购方面的规章制度、工作流程与要求等。

第七条  采购项目申报部门负责申报、论证、初核本部门采购项目计划,提出所采购项目的参数、质量与服务等技术要求,参加集中采购评标,审定和签订采购合同,完成分散采购,完成技术验收,按规范要求协助设备主管部门完成采购过程等。

第八条  采购项目负责人对采购项目的技术需求、特殊商务需求、售后服务需求的合理性与准确性等负责。设备主管部门审核人对采购项目的一般商务需求,采购需求与采购计划的一致性、准确性,合同与招标需求、评标结果的一致性、准确性,采购手续的合法性与规范性,采购文件的完整性等负责。

第二章  采购计划与审批程序

第九条  各部门申报采购项目应按规定时间(每年10月份申报下一年度计划)和要求制定年度采购计划,经批准的采购计划纳入年度预算后才能实施采购。凡属于政府集中采购目录范围的项目,必须纳入年度采购计划和预算才能执行采购。实训室建设项目、全校公共建设项目,需事先做好建设规划和年度实施计划,经相关主管职能部门组织审核后,按规划和年度实施计划纳入年度采购计划。

第十条  没有纳入年度采购计划,且不属于政府集中采购目录范围的应急采购项目(不含实训室建设及全院公共建设项目),必须经过相关经费归口管理职能部门和财务部门审批同意后才能购买。

第十一条  制定采购计划时,2万元(含)以上的采购项目,需填报“设备购置项目论证书”。

第十二条  实训室内部装修工程、水电气改造与维修工程、通风排气工程、机房布线工程或其他工程类项目,必须向资产管理处申报立项(5万元以上的项目,由基建处技术人员和资产管理处相关管理人员进行现场勘查确认后方可立项),经基建处组织初步设计做出概算后,才能纳入采购计划。

第十三条  属于进口货物的,需按规定申报审批手续,经批准后才能纳入采购计划。

第十四条  禁止将本应作为集中采购的项目拆分为多个自行采购项目,采购管理部门可根据政府采购目录和要求将多个自行采购项目合并为集中采购项目。不允许将同类货物的采购项目拆分为多个采购项目以规避项目总额的限制。

第十五条  申报采购计划时,应明确项目用途。不得将以实训(验)室建设名义申报的项目作为办公使用或个人使用。

第十六条  申报采购计划前,必须先解决安装使用场地。没有落实场地或场地不符合安装使用要求的,不予纳入采购计划。

第十七条  各申报部门应对本部门的采购计划组织论证与审核,统一组织申报。项目申报部门负责人必须参与教学、科研采购项目的审核并签字确认。

第十八条  设备主管部门要组织召开论证会对各部门申报的采购计划进行学校层面的审核答辩,在预算控制数范围内确定采购计划,报分管校长审批同意后实施。

第十九条  自制设备(包括委托外协加工制造的)必须申报计划,并应对其可行性进行论证,经审批同意后纳入计划进行自制,自制结束经技术鉴定合格后,纳入正常管理。

第二十条  仪器设备采购过程中若有重大修改,须重新办理审批手续。

第三章  采购方式与手段

第二十一条  采购项目分为政府集中采购和澳门新濠3559com自主采购二大类,设备主管部门负责按市财政规定作出界定。

第二十二条  具体采购方式有公开招标、协议采购、网上竞价(询价)、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等,要严格按政府采购规定采购方式执行采购。

(一)公开招标采购(集中采购), 是指采购机关以招标公告的方式邀请不特定的供应商(投标人)投标的采购方式。政府集中采购由市政府采购中心组织实施,院内集中采购由院采购工作领导小组组织实施。免税进口货物需经国际招标实施采购,其他货物经国内招标实施采购。

(二)协议采购,是指采购机关预先通过公开招标的方式对特定类型的采购项目确定了多个预选供应商,招标人直接从一个或多个预选供应商采购,实际上是另一种公开招标采购方式。

(三)网上竞价(询价)采购,是指通过互联网发布招标信息,由竞价(询价)系统根据最低价法则确定中标商的采购方式,也是另一种公开招标采购方式。

(四)邀请招标采购,是指招标人以招标邀请书的方式邀请3个以上特定的供应商投标的采购方式,通常是在协议采购方式基础上进行。

(五)竞争性谈判采购, 是指采购机关直接邀请两家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式,通常是在公开招标方式失败以后经批准后执行。

(六)询价采购, 是指对3家(含)以上的供应商提供的报价、性能等进行比较,以确保性价比具有竞争性的采购方式,通常校内分散采购项目才可采用此方式。

(七)单一来源采购,是指采购机关向供应商直接购买的采购方式,必须经批准同意后方可采用。

第二十三条  设备主管部门要按照政府采购目录,严格审核采购方式,按规定的采购方式执行。凡要求特殊采购方式(如指定品牌型号、单一来源、邀请招标等)的,须在申报采购计划的同时申报审批手续,经批准后才能实施采购。

第二十四条  申请单一来源采购方式实施采购的,必须符合以下条件:

(一)只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专利权、且无其他合适替代品的;

(二)属于原采购货物的后续维修、零配件供应、更换或扩充,必须向原供应商采购的;

(三)属于原采购软件升级的;

(四)采购机关有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购,才能促进实施相关目标的;

(五)从上级规定的特定机构(如残疾人、慈善等机构)采购的;

(六)经政府采购机关或院采购工作领导小组认定的其他情况。

第二十五条  属于政府集中采购的,未经批准,不得指定拟采购货物的品牌、型号,不得指定供应商,不得设置带有市场倾向性的采购参数与要求。

第二十六条  按规定或经批准可以学校自主采购的,要严格执行“货比三家”的规定进行询价比价,并附原始佐证材料。

第四章  采购过程管理

第二十七条  部门分管领导对采购项目的执行情况负责。

第二十八条  每个采购项目成立由项目负责人为首的采购小组(以下统称“采购人”,集中采购项目3人以上,自行分散采购项目2人以上),集体决定和负责市场调研、技术要求的提出与把关、招标文件技术要求的编制、参与评标、询价比价、审定和签订合同、安装与调试、协助采购主管部门等采购管理工作。

第二十九条  采购小组在采购前要做好范围广泛的市场调研,比较3个(含)以上品牌的价格、性能、质量与服务,并附相关的调研和比价原始资料。要选择能明确完成交货、安装、调试、验收、保修等全过程,能随时提供零配件,经生产商书面授权的供应商,保证所购货物符合所需要的技术指标,并在验收合格后能在可用期内正常运转。

第三十条  采购过程中,不得泄露我校采购预算等相关信息,不得擅自承诺供应商。

第三十一条  实行询价采购方式的,应当遵循下列基本程序:

(一)采购项目小组成员(以下统称询价人)事先约定价格构成、统一的技术标准、询价方式、拟询价的供应商等事项。

(二)询价活动必须公平进行,询价人应当要求供应商一次报出不得更改的价格。询价人确定的应当是符合采购要求且性价比最高的供应商。

(三)询价资料连同《询价比价表》备案。

第三十二条  到货前,使用部门要做好技术人员、使用场地、运行与验收条件等准备工作。到货后,使用部门要主动配合供应商,在约定的时间期限内对采购的货物进行安装与调试。

第五章  合同管理

第三十三条  人民币1万元(含)以上的采购项目必须签订采购合同。项目申报部门对合同内容签字确认,并对合同具体条款负责。设备主管部门负责人对合同进行审核后代表学校签字并加盖学校合同专用章。

第三十四条  人民币1万元以下的采购项目,若采购时未明确所供产品性能指标及其价格的唯一性,也应签订合同。

第三十五条  所有合同应以设备主管部门审定并公布的格式合同为样本,根据具体采购方式和约定内容进行明确。合同封面应注明合同编号、采购项目名称以及供需双方单位全称。合同正文应包括以下条款:采购货物清单(含名称、品牌型号、规格、数量、单价、金额等栏目),技术指标与商务要求,运输方式,交货期限、地点和方式,售后服务承诺,验收标准,付款方式,违约责任及解决争议的方法,双方签字代表姓名与联系方式,双方银行账号,采购过程中双方约定的特殊条款或增加的承诺事项等。

第三十六条  合同内容应与招标书、中标商投标书以及评标结果保持一致性,不能减少或降低要求。如有变更,应办理申报审批手续。招标书、中标商投标书中没有明确、但有必要明确的条款,经供需双方协商后,应补充到合同中。

第六章  验收、入账与付款管理

第三十七条  每个采购项目成立由项目申报部门负责人为组长、熟悉采购项目技术性能的专家组成的技术验收小组(以下统称“验收人”,校内采购项目3人以上,政府集中采购项目5人以上),负责采购项目的技术验收与技术鉴定工作。技术验收由采购申报部门负责。属于教学、科研用采购项目的验收,部门负责人必须是验收人;工程类项目的技术验收由院基建处组织,使用方必须参加,实训室室内工程项目的技术验收必须有部门负责人和资产管理处参加。

第三十八条  采购项目需经安装、调试、试运行等工作无异常后才能组织技术验收。安装、调试、试运行应由供需双方技术人员现场实施。

第三十九条  应在合同约定的期限内完成技术验收工作,进口货物要在索赔期内完成验收与使用验证工作。技术验收要在供需双方同时在场的情况下进行。对特种设备、10万元(含)以上贵重设备、20万元(含)以上的采购项目的技术验收,设备主管部门要协助组织,并监督验收过程。

第四十条  货物类采购项目技术验收的主要内容如下:

(一)对照合同、货物清单等,检查数量是否相符,包装是否完好,供需双方签字确认;

(二)经供需双方确认后开箱检验,根据货物装箱单,核实是否是全新的产品,外观是否完好,出厂日期是否可以接受,货物的型号规格是否一致,是否有出厂编号,合格证、质保单、特殊设备的生产许可手续、随机资料是否齐全和真实,生产商提供的使用授权是否真实有效,进口货物的进口手续与售后服务手续是否齐全和真实,供需双方要签字确认;

(三)按照货物的技术规范、功能及使用说明,安装、调试与试运行(是否工作正常,必要时要做长时间运行试验),按时间顺序做好过程与结果情况详细记录(记录参与人员姓名及其工作单位,参与人员签名确认);

(四)按照货物功能逐项进行检验,是否满足功能、质量、精度、速度等主要性能与技术指标,详细记录测试或加工内容及其过程,附测试报告、加工产品照片等资料,验收组成员签名确认;

(五)根据货物类别填写相应的验收单和随机资料目录,填写人要对验收单的所有项目做出明确响应;验收结论应明确是否满足采购要求,货物本身各项功能、性能与质量是否合格。贵重设备、特种设备的外观照片、验收过程资料等连同验收单一并由设备主管部门统一归档。

第四十一条  其他类采购项目的技术验收要按照约定的验收标准进行验收,并填写相应的验收单,填写人要对验收单的所有项目做出明确响应;验收结论应明确是否满足采购要求,项目各项功能与质量是否合格。

第四十二条  若技术验收不合格或存在问题,应及时以书面形式记录存在的问题,由供需双方代表签字确认,并及时提出书面索赔报告或处理意见;设备主管部门审核确认后,向供应商发函,并确认供应商已收到后,跟踪和及时进行处理。

第四十三条  技术验收完成后,设备主管部门要有专人进行入账验收,核实技术验收情况及其资料,按本规定第三十九条第(一)、(二)款的要求对货物的实物进一步核实,与合同和验收单填写内容是否一致,并签名确认。

第四十四条  入账验收合格后,设备主管部门统一入账,按相关规定计入固定资产,货物贴上标签。入账人应确认所有采购归档资料齐全后才予办理入账手续。入账后,所有采购归档资料按规定存档,存档要求见我校《吉安职业技术澳门新濠3559com实验实训室档案管理规定》。

第四十五条  供应商提供的所有货物(包括赠送的货物)均必须入账,并按相关管理规定统一调配和使用。

第七章  采购监督

第四十六条  各采购项目申报部门应制定各项采购制度执行细则,严格按规定执行采购。

第四十七  设备主管部门要对采购规定、采购程序等把关,监督采购过程。

第四十八条  采购工作接受院监察、审计、财务等部门的监督。任何部门和个人对采购活动中的违法行为,有权向纪检、监察部门检举和反映情况。

第四十九条  各采购相关人员必须严守纪律、严格执行规定程序和制度,主动接受有关部门的监督检查。对于在采购活动中的违规违纪行为,将根据有关规定追究其责任,构成违法犯罪的,移送国家司法部门处理。

第八章  附则

第五十条  采购过程各环节的相关文件资料的审核、审批权限,必须有明确的规定,并经办理审批手续后生效。第五十条 各部门可根据本规定制订有关实施细则。

第五十一条:本规定的以上均包含本数,把括号内的“含”删除。

第五十二条 本规定由资产管理处负责解释。

第五十三条  本规定自起2014年12月11日施行,

附件:1.教学仪器设备采购过程各环节文件审批签字权限

   


 

  送政府采购办批招标形式教学科研设备采购项目各环节文件审批签字权限













提出政府采购范围的各种采购项目计划,部门做设备清单,技术参数,价格调查确定预算,资产管理处编制招标申报材料,部门负责人签字,分管设备副校长签字,校长签字,校办盖章,部门负责人签字主管校领导签字,部门负责人签字,送重点工程评审办评控制价,送公共资源交易中心做电子公开招标书


电子公开招标书确认,部门负责人签字,分管设备副校长签字,校长签字,校办盖章,电子公开招标书上网公示开标时间,参加开标:资产管理处、纪检、申报部门,变更标书内容,部门负责人签字,分管设备副校长签字,校长签字,校办盖章,中标后签订合同,设备验收,付款,评标评分细则确定,部门负责人签字分管设备副校长签字



资产管理处签字,纪检签字,财务处签字,分管设备副校长签字,校长签字,校办盖章


部门负责人签字,资产管理处签字,纪检签字,财务处签字,技术人员签字


部门负责人签字,资产管理处签字,分管设备副校长签字,校长签字,校办盖章


 


 

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